PELATIHAN FILLING MANAGEMENT

Laporan ini disusun sebagai bentuk dokumentasi pelaksanaan kegiatan In-House Training (IHT) berjudul “Filing Management” yang telah dilaksanakan pada tanggal 19 Mei 2026 di lingkungan kerja PT Sohou Kikaku Indonesia. Kegiatan ini diselenggarakan oleh Diorama Training Departement dengan tujuan meningkatkan pemahaman dan kemampuan peserta dalam mengelola dokumen digital secara lebih terstruktur, aman, efektif, dan mudah ditelusuri melalui sistem filing management berbasis NAS (Network Attached Storage).

Di era digital saat ini, pengelolaan dokumen menjadi salah satu aspek penting dalam mendukung kelancaran operasional perusahaan. Dokumen tidak lagi hanya berbentuk arsip fisik, tetapi telah berkembang menjadi dokumen digital yang tersimpan dalam berbagai sistem penyimpanan seperti server internal, cloud storage, maupun NAS. Perubahan tersebut menuntut perusahaan untuk memiliki sistem pengelolaan dokumen yang lebih modern, terintegrasi, dan terstandarisasi.

Namun dalam praktiknya, banyak perusahaan masih menghadapi berbagai kendala dalam pengelolaan dokumen digital. Permasalahan yang sering muncul antara lain struktur folder yang tidak terorganisir, penamaan file yang tidak konsisten, duplikasi dokumen, kesalahan penggunaan versi file, hingga risiko kehilangan data akibat human error. Selain itu, proses pencarian dokumen yang lambat juga dapat menghambat produktivitas kerja dan memperbesar potensi kesalahan dalam operasional perusahaan.

PT Sohou Kikaku Indonesia sebagai perusahaan yang telah memanfaatkan sistem penyimpanan digital berbasis NAS menyadari pentingnya pengelolaan dokumen yang baik untuk mendukung efektivitas kerja. Oleh karena itu, perusahaan bekerja sama dengan Diorama Training Departement untuk menyelenggarakan pelatihan Filing Management yang dirancang secara khusus guna memberikan pemahaman mengenai prinsip-prinsip records management modern dan implementasinya dalam pengelolaan dokumen digital sehari-hari.

Pelatihan ini dilaksanakan dengan pendekatan interaktif dan aplikatif, sehingga peserta tidak hanya memperoleh pemahaman secara teoritis, tetapi juga mampu mempraktikkan langsung teknik pengelolaan dokumen yang efektif sesuai kebutuhan perusahaan. Metode pembelajaran yang digunakan meliputi penyampaian materi, diskusi kelompok, studi kasus, hingga praktik langsung terkait pengelolaan dokumen digital berbasis NAS.

Materi pertama yang dibahas dalam pelatihan ini adalah konsep dasar pengelolaan dokumen digital berbasis NAS. Pada sesi ini, peserta diberikan pemahaman mengenai fungsi NAS sebagai media penyimpanan terpusat yang memungkinkan dokumen dapat diakses secara bersama-sama dalam jaringan perusahaan. Trainer menjelaskan bahwa penggunaan NAS dapat meningkatkan efisiensi penyimpanan data, mempermudah kolaborasi kerja, serta meningkatkan keamanan dokumen apabila dikelola dengan sistem yang baik.

Selanjutnya, peserta mempelajari berbagai tantangan dalam pengelolaan dokumen digital serta prinsip 5R Filing Management. Prinsip 5R meliputi Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin yang diterapkan dalam pengelolaan arsip digital agar lebih terstruktur dan mudah dikelola. Peserta diajak memahami bagaimana penerapan prinsip tersebut dapat membantu perusahaan dalam menciptakan sistem filing yang lebih efisien dan konsisten.

Materi mengenai penyusunan struktur folder dan pengelompokan dokumen menjadi salah satu sesi yang sangat relevan dengan kebutuhan peserta. Dalam banyak perusahaan, dokumen sering kali tersimpan tanpa struktur yang jelas sehingga menyulitkan proses pencarian dan pengendalian dokumen. Oleh karena itu, peserta diberikan panduan mengenai cara menyusun struktur folder yang sistematis berdasarkan fungsi, departemen, jenis dokumen, maupun periode waktu tertentu.

Selain struktur folder, standardisasi penamaan dokumen atau naming convention juga menjadi fokus penting dalam pelatihan ini. Penamaan file yang tidak konsisten sering menyebabkan kebingungan serta meningkatkan risiko kesalahan penggunaan dokumen. Peserta diajarkan bagaimana membuat format penamaan file yang seragam, mudah dipahami, dan mendukung proses pencarian dokumen secara cepat.

Pelatihan ini juga membahas mengenai pengaturan hak akses dokumen dan folder berbasis Role-Based Access Control (RBAC). Dalam sistem digital, keamanan informasi menjadi aspek yang sangat penting. Tidak semua pengguna memiliki hak akses yang sama terhadap dokumen tertentu. Oleh karena itu, peserta mempelajari bagaimana mengatur hak akses sesuai dengan peran dan tanggung jawab masing-masing pengguna untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan data perusahaan.

Materi pengelolaan dokumen pada shared storage, NAS, dan cloud storage turut dibahas secara mendalam. Peserta diberikan pemahaman mengenai perbedaan karakteristik masing-masing media penyimpanan serta strategi pengelolaan yang tepat agar dokumen tetap aman dan mudah diakses. Trainer juga menjelaskan pentingnya backup data secara berkala untuk meminimalkan risiko kehilangan data akibat kerusakan sistem atau kesalahan pengguna.

Dalam sesi pengendalian versi dokumen (version control), peserta diajak memahami pentingnya pengelolaan versi file agar tidak terjadi kesalahan penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku. Banyak perusahaan mengalami masalah akibat penggunaan file versi lama yang belum diperbarui. Oleh karena itu, peserta diberikan teknik pengendalian versi dokumen secara sistematis agar setiap perubahan dapat terdokumentasi dengan baik.

Selain itu, peserta juga mempelajari pengelolaan dokumen draft, review, final, dan arsip. Setiap tahapan dokumen memiliki status dan fungsi yang berbeda sehingga perlu dikelola secara jelas. Dengan adanya sistem pengelolaan status dokumen, perusahaan dapat mengurangi risiko penggunaan dokumen yang belum final atau belum mendapatkan persetujuan resmi.

Materi mengenai pencarian dan penelusuran dokumen berbasis metadata menjadi salah satu topik yang menarik dalam pelatihan ini. Metadata memungkinkan dokumen dicari berdasarkan informasi tertentu seperti tanggal, kategori, nama file, atau kata kunci lainnya. Peserta diberikan praktik langsung mengenai bagaimana memanfaatkan metadata untuk mempercepat proses pencarian dokumen.

Selanjutnya, pelatihan membahas retensi dokumen dan pengelolaan arsip aktif maupun inaktif. Tidak semua dokumen perlu disimpan selamanya. Oleh karena itu, perusahaan perlu memiliki kebijakan retensi dokumen yang jelas agar penyimpanan data tetap efisien dan sesuai dengan kebutuhan operasional maupun regulasi yang berlaku.

Peserta juga mempelajari proses pemindahan arsip dan pemusnahan dokumen digital secara aman. Penghapusan dokumen yang tidak lagi digunakan harus dilakukan dengan prosedur yang benar untuk menjaga keamanan informasi perusahaan. Dalam sesi ini, peserta memahami langkah-langkah pemusnahan dokumen digital yang aman dan sesuai standar.

Selain itu, pelatihan juga membahas penyusunan register dokumen dan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Register dokumen berfungsi sebagai alat kontrol untuk memantau keberadaan dokumen, sedangkan JRA digunakan untuk menentukan masa simpan arsip berdasarkan nilai guna dokumen tersebut.

Selama pelaksanaan pelatihan, suasana kegiatan berlangsung dengan sangat interaktif dan penuh antusiasme. Peserta aktif dalam sesi diskusi dan berbagi pengalaman mengenai tantangan pengelolaan dokumen digital di lingkungan kerja masing-masing. Studi kasus yang dibahas juga sangat relevan dengan kondisi nyata perusahaan sehingga memudahkan peserta dalam memahami materi.

Salah satu keunggulan dari pelatihan ini adalah pendekatan praktik langsung yang memungkinkan peserta mencoba penerapan filing management berbasis NAS secara nyata. Peserta tidak hanya mempelajari teori, tetapi juga memperoleh pengalaman dalam menyusun struktur folder, membuat naming convention, serta mengelola dokumen digital secara lebih sistematis.

Manfaat yang diperoleh dari pelatihan ini antara lain meningkatnya kemampuan peserta dalam mengelola dokumen digital secara profesional, menyusun sistem penyimpanan yang lebih terstruktur, serta meningkatkan efisiensi dalam pencarian dan pengendalian dokumen. Peserta juga memperoleh pemahaman mengenai pentingnya keamanan informasi dan pengaturan hak akses dalam sistem digital.

Dari sisi organisasi, pelatihan ini diharapkan mampu membantu PT Sohou Kikaku Indonesia dalam membangun budaya pengelolaan dokumen digital yang lebih tertib, aman, dan efisien. Dengan sistem filing management yang baik, perusahaan dapat mengurangi risiko kehilangan data, menghindari duplikasi dokumen, serta meningkatkan produktivitas kerja secara keseluruhan.

Selain itu, penerapan filing management yang efektif juga dapat mendukung tata kelola perusahaan yang lebih baik. Dokumen yang tersimpan secara rapi dan terstruktur akan memudahkan proses audit, pengambilan keputusan, serta koordinasi antar departemen.

Sebagai bagian dari evaluasi, peserta memberikan umpan balik yang positif terhadap pelaksanaan pelatihan. Mereka menilai bahwa materi yang disampaikan sangat relevan dengan kebutuhan perusahaan serta dapat langsung diterapkan dalam pekerjaan sehari-hari. Metode penyampaian yang interaktif dan aplikatif juga dinilai membantu peserta memahami konsep filing management secara lebih mudah.

Sebagai penutup, Training Filing Management ini menjadi langkah strategis dalam meningkatkan kualitas pengelolaan dokumen digital di lingkungan perusahaan. Dengan sistem filing management yang lebih baik, perusahaan diharapkan mampu meningkatkan efisiensi operasional, menjaga keamanan informasi, serta mendukung keberlangsungan bisnis secara berkelanjutan.

Demikian deskripsi laporan ini disusun sebagai gambaran menyeluruh atas pelaksanaan kegiatan In-House Training Filing Management. Besar harapan bahwa hasil pelatihan ini dapat memberikan manfaat jangka panjang bagi perusahaan dan menjadi fondasi dalam pengembangan sistem pengelolaan dokumen digital yang lebih profesional di masa mendatang. silahkan kontak tim marketing kami 0823-1144-5878 (Azmi) atau bisa kunjungi website kami di https://diotraining.com/.