Pelatihan Electronic Filing & Document Management System
Bagi perusahaan skala besar, kegiatan dokumentasi merupakan asset paling penting untuk menunjang kebutuhan informasi berharga bagi berbagai pihak tiap organisasi dan tiap departemen. Dalam hal ini kecepatan akses pencarian, kemudahan dan keamanan penyimpanan, serta dapat menjamin bahwa dokumen tersebut selalu update dan tidak rusak, tentunya suatu teknologi informasi berupa aplikasi file elektronik software merupakan solusi terbaik saat ini. Hal ini hampir melibatkan semua petugas, dari sekretaris sampai kepada petugas pengolahan data. Menggunungnya dokumen atau arsip setiap hari disemua perusahaan yang segera di file, akan mengganggu rutinitas pekerjaan. Maka tehnik-tehnik filing atau pengetahuan filing dan prosedur-prosedur yang efektif makin diperlukan, maka untuk mengatasi hal tersebut pelatihan ini memberi solusi dalam bentuk pelatihan.
Pengertian
Pengertian dokumen menurut ISO 15489-1 (Records Management – Part 1: General) adalah unit informasi terekam yang terstruktur, secara logis atau fisik, not fixed as records. Sedangkan arsip adalah dokumen yang dibuat, diterima dan disimpan sebagai bukti dan informasi oleh sebuah badan, organisasi, atau orang, untuk memenuhi kewajiban hukum atau dalam transaksi bisnis. Arsip elektronik adalah arsip yang terdapat pada media penyimpanan elektronik, yang dihasilkan, dikomunikasikan, disimpan dan atau diakses dengan menggunakan peralatanelektronik.
Terdapat perbedaan antara arsip elektronik dengan dokumen elektronik, arsip elektronik pada dasarnya diciptakan dalam suatu konteks transaksi atau bisnis dan disimpan sebagai bukti dari aktivitas bisnis tersebut, yakni ia memiliki tujuan evidensial sedangkan dokumen elektronik umumnya diciptakan dan dikelola menggunakan berbagai data dan sarana manajemen dokumen, seperti perangkat lunak Manajemen Dokumen Elektronik (EDMS).
Business information systems (BIS) merupakan sistem yang menciptakan, menyimpan, mengolah dan menyediakan akses suatu informasi bisnis yang miliki oleh suatu organisasi (systems that create, store, process and provide access to an organization’s business information). Informasi dapat dalam bentuk data, dokumen dan arsip. ERMS merupakan sistem yang dirancang secara khusus untuk mengelola penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip-arsip elektronik sebagai bukti dari aktivitas bisnis dan EDMS yaitu mengelola, mengontrol dan menyediakan akses ke dokumen-dokumen elektronik, namun tidak melakukan kontrol pengelolaan arsip, karena EDMS bukanlah merupakan sistem pengelolaan arsip.
Tujuan dari arsip elektronik sendiri adalah sebagai berikut:
- Melindungi arsip sebagai bukti serta menjamin akses dan ketergunaannya sepanjang waktu.
- Membantu pemahaman orang tentang arsip.
- Mendukung dan menjamin nilai guna kebuktian dari arsip.
- Membantu upaya menjamin otentisitas, keandalan, dan keutuhan arsip.
- Mendukung dan mengelola akses, privasi dan hak.
- Mendukung penemuan kembali arsip secara efisien.
- Mendukung strategi interoperabilitas dengan memungkinkan dilaku-kannya penciptaan arsip yang sah di berbagai macam lingkungan kegiatan dan teknis serta menjaga keberadaan arsip selama dibutuhkan.
- Menyediakan hubungan antara arsip dengan konteks penciptaannya dan memelihara hubungan tersebut dengan cara yang terstruktur, andal dan penuh makna.
- Mendukung identifikasi lingkungan teknologis penciptaan dan pemeliharaan arsip sehingga arsip otentik dapat direproduksi sepanjang arsip tersebut dibutuhkan.
- Mendukung migrasi arsip secara efektif dan efisien dari suatu sistem ke sistem lainnya atau dari suatu strategi preservasi ke strategi lainnya.
Salah satu persoalan yang sering muncul yaitu kesulitan untuk menemukan kembali arsip penting karna tidak adanya pemisah antar arsip. Penemuan kembali arsip terhambat karena tidak ada sistem klasifikasi arsip yang jelas dan teratur, hal tersebut menyebabkan tingginya risiko kehilangan arsip penting karena tidak ada penyeleksian arsip yang layak disimpan permanen atau dimusnahkan dan mengurangi kenyamanan dan keindahan lingkungan kerja karena adanya penumpukan arsip di banyak tempat, maka dari itu manajemen dokumen sangat penting dalam menyelesaikan persoalan tersebut.
Filing System and e Filing EDMS merupakan Pelatihan yang bertujuan untuk memberikan pemahaman kepada peserta untuk mengetahui penggunaan fitur-fitur yang dimiliki aplikasi EDMS pada umumnya, dapat memberikan gambaran bisnis proses EDMS pada umumnya, serta mengembangkan dan menerapkan ide lain untuk melakukan design kemanan dan struktur format file dokumen. Sasaran dari pelatihan sangat tepat untuk diikuti oleh Sekretaris, Customer service, Adm. Marketing, Pengolahan data.
Pelatihan berlangsung selama 2 hari, dimulai pada tanggal 21 sampai dengan 22 Desember 2023. PT sine Darby Oils Indonesia adalah perusahaan yang bergerak dibidang industri mesin, logistik, pelayanan kesehatan, dan asuransi. Di ikuti oleh 2 orang peserta, dengan training yang di selenggarakan oleh Diorama Training , pelatihan ini berjalan dengan lancar dan interaktif. Selama pelatihan, banyak terjalin diskusi antara trainer dengan peserta.
Testimoni Peserta Terkait Pelatihan Electronic Filing & Document Management System
Peserta merasa sangat terbantu dalam memahami konsep dasar electronic filing dan document management system, perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang dugunakan, sehingga membantu peserta dalam melakukan pengendalian sistem pengarsipan elektronik. Pengalaman trainer dalam Electronic Filing & Document Management System membuat peserta dapat menjadi lebih terbantu dan dapat melakukan sharing dengan trainer terkait pengalaman dalam Electronic Filing & Document Management System.Dengan demikian, jika Anda terlibat dalam industri atau ingin memahami Electronic Filing & Document Management System dengan lebih baik, pertimbangkan untuk mengikuti pelatihan yang relevan. Hal ini akan membantu Anda dan organisasi Anda dalam menghindari masalah yang berpotensi mahal dan berbahaya. Apabila perusahaan Anda membutuhkan Electronic Filing & Document Management System untuk menambah wawasan karyawan silahkan hubungi marketing training kami melalui WA 6282136930993 (Diana) atau nomor telepon berikut 021-7477770
Jadwal Diorama Training Tahun 2025
- Januari : 16-17 Januari 2025
- Februari : 13-14 Februari 2025
- Maret : 5-6 Maret 2025
- April : 24-25 April 2025
- Mei : 21-22 Mei 2025
- Juni : 11-12 Juni 2025
- Juli : 16-17 Juli 2025
- Agustus : 20-21 Agustus 2025
- September : 17-18 September 2025
- Oktober : 8-9 Oktober 2025
- November : 12-13 November 2025
- Desember : 17-18 Desember 2025
Catatan: Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta. Peserta dapat mengajukan tanggal pelaksanaan pelatihan. Sebelum melakukan booking tiket perjalanan maupun hotel mohon untuk menghubungi marketing kami terlebih dahulu. Kesalahan pemesanan tiket terkait jadwal tanpa surat konfirmasi (Confirmation Letter) bukan merupakan tanggung jawab tim Diorama Training.
LOKASI
REGULER TRAINING
- Yogyakarta, Hotel Fortuna Grande Malioboro (6.000.000 IDR / participant)
- Jakarta, Hotel Amaris Kemang La Codefin (6.500.000 IDR / participant)
- Bandung, Hotel Neo Dipatiukur (6.500.000 IDR / participant)
- Bali, Hotel Ibis Kuta (7.500.000 IDR / participant)
- Lombok, Hotel Jayakarta (7.500.000 IDR / participant)
- Surabaya, Hotel Neo Gubeng (7.500.000 IDR / participant)
ONLINE TRAINING VIA ZOOM
INVESTASI
- Investasi pelatihan selama tiga hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.
Catatan: Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Benefit Apa Saja yang Didapatkan Peserta?
- FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara)
- FREE Transportasi Peserta ke tempat pelatihan (By Request)
- Module / Handout
- FREE Flashdisk
- Sertifikat
- FREE Bag or backpack (Tas Training)
- Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
- 2x Coffee Break & 1 Lunch, Dinner
- FREE Souvenir Exclusive
FAQ tentang Diotraining
P : Berapa minimal running pelatihan ini ?
J : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 3 peserta, tetapi bisa disesuaikan dengan kebutuhan peserta
P : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan sendiri aja / private course ?
J : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien
P : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
J : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia
P : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
J : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas
P : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
J : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien
P : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
J : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien.
Materi, Lokasi dan Jadwal Pelatihan Bisa Berubah Sewaktu-waktu dan disesuaikan Dengan Kondisi Peserta, dimohon untuk Melakukan Konfirmasi untuk Segala Bentuk Perubahan, agar Tidak Terjadi Miskomunikasi. Segera Daftarkan Pelatihan, Dapatkan Promo Menarik Bulan Ini.
Beberapa Klien Kami
Silabus Training ini di edit oleh Wafa Setiawan sebagai Content Writer Spesialis. Tim Diorama Training di bidang Pelatihan Konsultasi Sumbedaya Manusia dan Sertifikasi.
