PELATIHAN DESIGN THINKING AND ADMINISTRATION EXCELLENCE FOR SECRETARIES

Pelatihan Design Thinking And Administration Excellence For Secretaries

Design Thinking adalah cara berpikir kreatif untuk memecahkan masalah dengan berfokus pada manusia (human-centered). Admin/sekretaris yang menghadapi tantangan administratif setiap hari.

Penting untuk admin/sekretaris karena tantangan pekerjaan makin kompleks dan cepat berubah, admin/sekretaris bukan hanya pelaksana, tapi pemberi ide dan penghubung serta banyak masalah administratif bisa diselesaikan dengan cara baru yang lebih efisien.

Contoh beberapa sifat yang ada di dunia admin/sekretaris adalah : empati pahami orang yang terlibat pahami kebiasaan pimpinan sebelum membuat reminder, kolaborasi ajak pihak lain atau divisi lain untuk terlibat mendiskusikan ide-ide, Solusi Coba ide kecil danevaluasi Uji coba sistem/trial and error.

Peran Admin/Sekretaris sebagai Problem Solver & Innovator

• Problem Solver: menemukan akar masalah administratif, bukan hanya memadamkan api.
• Innovator: mengusulkan cara baru, bukan sekadar mengikuti kebiasaan lama

Tingkatan Intuisi Profesional Admin/Sekretaris

• Intuisi Dasar – Kesadaran Awal terhadap Masalah Tahu kapan ada masalah muncul, tapi belum tahu akar penyebabnya.

Ciri-ciri:

• Reaktif, merespons saat masalah terjadi.
• Belum mampu melihat keterkaitan antar pekerjaan.
• Cenderung menunggu instruksi.
• Intuisi Fungsional – Memahami Dampak & Pola Sudah mampu menilai efek masalah terhadap sistem kerja dan mencari cara efisien memperbaikinya.

Ciri-ciri:

• Mampu membaca pola keterlambatan, hambatan, atau duplikasi kerja.
• Mulai mencari solusi praktis dan menguji efektivitasnya.
• Punya empati terhadap pihak lain yang terdampak.
• Intuisi Strategis – Berpikir Sistemik & Inovatif Mampu merancang solusi yang mengubah pola kerja menjadi lebih efisien dan berkelanjutan.

Ciri-ciri:

• Melihat masalah sebagai peluang inovasi.
• Berpikir lintas fungsi (melibatkan HR, IT, keuangan, dll).
• Mampu membuat SOP, template, atau sistem baru.

Design Thinking Adalah Cara berpikir untuk menemukan solusi berdasarkan empati, logika, dan uji coba sederhana. Tujuannya bukan hanya mencari “siapa yang salah”, tapi mencari cara kerja yang lebih baik.

Design Thinking membantu kita:

• Menyederhanakan proses administrasi.
• Memahami kebutuhan pimpinan dan pemangku kepentingan
• Menghemat waktu dan energi dengan sistem kerja yang efisien

 4 Tahapan Desaign thinking :

• Empathize (Memahami Kebutuhan Orang Lain)
• Define (Merumuskan Masalah yang Sebenarnya)
• Ideate (Menciptakan Ide Solusi)
• Prototype & Test (Mencoba dan Mengevaluasi)

Komunikasi dan Koordinasi efektif antara lain :

• Prinsip Komunikasi Profesional & Etika Sekretaris

Komunikasi adalah alat utama admin/sekretaris. Bukan hanya menyampaikan pesan, tapi juga mewakili citra perusahaan prinsip dasar komunikasi

• Membangun Hubungan Kerja Produktif dengan Pimpinan & Kolega

Sebagai admin/sekretaris, kita berada di tengah-tengah komunikasi antara pimpinan, staf, dan pihak luar Kuncinya adalah trust (kepercayaan) dan sikap menghargai.

• Teknik Koordinasi Lintas Unit

Admin/Sekretaris sering berperan sebagai penghubung antar bagian administrasi,

pelayanan peserta, SDM, keuangan, bahkan mitra eksternal seperti rumah sakit. Kunci sukses koordinasi: struktur, tindak lanjut, dan dokumentasi.

Materi yag di bahas dalam pelatihan ini Adalah :

1. Pengantar design thinking
2. Tahapan design thinking
3. Prinsip dasar administration excellence
4. Time management and prioritization
5. Komunikasi dan Koordinasi efektif
6. Profesionalisme dan pengembangan diri

Pelatihan Design Thinking and Adminstration Excellence For Secretaries dilaksanakan pada tanggal 16-17 Oktober 2025 dengan 4 orang peserta dari PT. Bhumi Jepara Service & PT. Salim Ivomas Pratama bekerjasama dengan Diorama Training.

hari pertama di mulai jam 09.00 pagi, dimulai  dengan perkenalan diri dari masing-masing peserta dan menjelaskan jobdesk singkat dari masing-masing peserta, selanjutnya peserta berbagi pengalaman pekerjaan yang dilakukan di kantor masing-masing peserta. Dan dilanjutkan dengan pengisian pre test oleh masing-masing peserta. Untuk pelatihan hari kedua pun tidak banyak berbeda dengan hari pertama, hanya saja lebih banyak sharing studi kasus dalam bentuk menjawab soal dari instruktur mengenai bagaimana sikap yang di ambil pesert jika di hadapkan dengan situasi tersebut, discussion dihari kedua pun lebih antusias, interaksi antara peserta dan instruktur sangan baik, di akhir pelatihan instruktur memberikan post test kepada masing-masing peserta.

Pelatihan berjalan dengan aktif dan antusias, peserta dan instruktur juga aktif discussion pada saat pelatihan berlangsung untuk beberapa kendala yang di hadapi oleh masing-masing peserta. Kemudian dilanjutkan dengan mengerjakan studi kasus yang diberikan oleh instruktur berupa soal-soal yang berkaitan dengan Langkah design thinking, kemudian masing-masing peserta membacakan pendapatnya.

Selain manfaat Pelatihan Design Thinking Administration Excellence For Secretaries Adalah meningkatkan peran Sekretaris yang tidak lagi hanya menjalankan tugas administratif, tetapi menjadi mitra strategis yang membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan dan pengelolaan informasi, mendorong inovasi dalam proses kerja, meningkatkan kualitas, mengasah keterampilan kolaboratif dan adaptif serta meningkatkan efisiensi administrative.

Secara keseluruhan, Pelatihan Design Thinking and Adminstration Excellence For Secretaries bukan hanya tentang meningkatkan peran Sekretaris tetapi mengajarkan pendekatan empati, sehingga proses administrasi lebih berorientasi pada kebutuhan pengguna—baik itu karyawan, pimpinan, atau klien

Jangan lewatkan kesempatan besar ini untuk menciptakan  tim yang profesional, segera daftarkan diri anda  dan tim terbaik dari perusahaan anda dalam pelatihan Design Thinking and Administration Excellence For Secretries  dan jadilah citra positif dan Karyawan yang handal.

Informasi lebih lanjut dapat menghubungi Fauzi +62812-5757-4430 atau dapat langsung mengunjungi website kami https://diotraining.com