DESKRIPSI TRAINING ELECTRONIC FILING WITH INTEGRATED DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM AND E-MAIL HANDLING
Organisasi pada era globalisasi dengan perkembangan teknologi informasi dewasa ini sangat membutuhkan karyawan yang memahami implementasi dari konsep integrasi electronic imaging system dengan record management system dan implementasi dari electronic document management system.
Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) harus diimplementasikan dengan konsep yang benar agar dapat menjadi pondasi yang kuat dalam pengembangan filing system yang modern.
Penerapan electronic imaging sytem digunakan agar organisasi dapat melakukan proses efisiensi sumber daya yang jauh lebih besar ketimbang menggunakan pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional (traditional paper filing system) dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali dalam suatu database pada saat diperlukan dan dalam waktu yang sangat singkat. Sehingga akan sangat memudahkan dan mempercepat pengelolaan kearsipan.
Electronics document management system diimplementasikan untuk mengelola file-file dokumen elektronik yang dihasilkan dari suatu aplikasi word processor, spread sheet, presentation dan project agar memudahkan dalam pembuatan identifikasi revisi dokumen elektronik dengan otorisasi updating revisi dokumennya sehingga dokumen elektronik tersebut dapat ditemukan dengan cepat pada saat dibutuhkan. Tentunya hal tersebut mendukung kebijakan pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001 dan mendukung kebijakan pemerintah RI dengan sejumlah regulasi dokumen yang sudah ditetapkan.
Apabila semua hal tersebut di atas sudah diimplementasikan dengan baik dan benar, maka akan sangat membantu memaksimalkan proses pelayanan, baik kepada internal customer ataupun kepada external customer, sehingga diharapkan dapat membangun image yang baik dan meningkatkan daya saing bagi organisasi tersebut.
OBJECTIVES TRAINING ELECTRONIC FILING
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :
1. Memahami konsep dokumen dalam definisi file, records dan archive sertatinjauan umum aspek-aspek pengelolaannya, mulai dari proses penciptaan, penyimpanan, pengambilan dan penyusutan umur dokumen sampai dengan proses pemusnahan dokumen.
2. Memahami implementasi dari 5 macam sistem penyimpanan arsip (filing system) berikut dengan 2 metode penyimpanan dan pengambilannya untuk kategori dokumen kronologis.
3. Memahami implementasi dari konsep records management system, electronics imaging system dan electronics document management system.
4. Memahami implementasi dari konsep integrasi antara electronics imaging system dengan records management system.
5. Memahami implementasi dari konsep electronic document management system.
6. Memahami implementasi prosedure & prinsip-prinsip filing system.
7. Memahami implementasi pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001.
8. Memahami implementasi electronic filing system dengan perangkat pendukungnya.
9. Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul Record Management System, lengkap dengan penggunaan scanner, printer dan kamera digital.
10. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
SYLLABUS TRAINING INTEGRATED DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
* Understanding document of the definition files, records and archive.
* Understanding the definition of the documentation
* Understanding the difference between documentation and archives.
* Understand the procedure handling incoming mail and outgoing mail.
* Understanding the general ilustration of document create, storing, retrieval, retention and destruction.
* Understanding the life span of records in records management with steps activities.
* Understanding the following definition of archival administration.
* Understanding the filing system with infrastructure and support tools.
* Knowing the percentage calculation of the ratio of document retrieval accuracy.
* Knowing the following types of archive storage system.
* Understanding implementation of document control based on ISO 9001.
* Understanding the factors that support the strategic key to success in the implementation of electronic filing management system.
* Implementation of application process for Records Management System in EFIDMS software.
* Implementation of application process for Electronic Document Management System in EFIDMS software.
* Implementation of application process for Electronic Imaging System in EFIDMS software with using Scanner and Digital Camera.
* How using operation steps of Electronics Imaging System link to Records Management System.
* How using operation steps for Security Management Information System implementation.
* How using operation steps for Document Control process.
* How using operation steps for Document Distribution process.
* How using of Electronic filing operation steps for Document Update process
* Document search process for soft and hard documents through five method.
* Process convert picture files from digital cameras to document file office 2007
* Implementation process of sending e-mail soft document directly through EFIDMS software.
* Cases study.
PESERTA TRAINING INTEGRATED DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM OFFLINE JOGJA
Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing document
METODE PELATIHAN INTEGRATED DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM KUALA LUMPUR
Metode yang diberikan Diskusi, Praktek dan Studi Kasus.
INSTRUKTUR PELATIHAN ELECTRONIC FILING BANDUNG
Instruktur yang mengajar pelatihan ini adalah instruktur yang berkompeten di bidangnya dengan baik, datang dari kalangan akademisi maupun praktisi. Kami sangat terbuka jika Anda ingin berkomunikasi terlebih dahulu tim trainer sehingga outline materi dapat disesuaikan dengan outcome kompetensi yang diharapkan.
Jadwal Diorama Training Tahun 2025
- Januari : 16-17 Januari 2025
- Februari : 13-14 Februari 2025
- Maret : 5-6 Maret 2025
- April : 24-25 April 2025
- Mei : 21-22 Mei 2025
- Juni : 11-12 Juni 2025
- Juli : 16-17 Juli 2025
- Agustus : 20-21 Agustus 2025
- September : 17-18 September 2025
- Oktober : 8-9 Oktober 2025
- November : 12-13 November 2025
- Desember : 17-18 Desember 2025
Catatan: Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta. Peserta dapat mengajukan tanggal pelaksanaan pelatihan. Sebelum melakukan booking tiket perjalanan maupun hotel mohon untuk menghubungi marketing kami terlebih dahulu. Kesalahan pemesanan tiket terkait jadwal tanpa surat konfirmasi (Confirmation Letter) bukan merupakan tanggung jawab tim Diorama Training.
LOKASI
REGULER TRAINING
- Yogyakarta, Hotel Fortuna Grande Malioboro (6.000.000 IDR / participant)
- Jakarta, Hotel Amaris Kemang La Codefin (6.500.000 IDR / participant)
- Bandung, Hotel Neo Dipatiukur (6.500.000 IDR / participant)
- Bali, Hotel Ibis Kuta (7.500.000 IDR / participant)
- Lombok, Hotel Jayakarta (7.500.000 IDR / participant)
- Surabaya, Hotel Neo Gubeng (7.500.000 IDR / participant)
ONLINE TRAINING VIA ZOOM
INVESTASI
- Investasi pelatihan selama tiga hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.
Catatan: Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Benefit Apa Saja yang Didapatkan Peserta?
- FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara)
- FREE Transportasi Peserta ke tempat pelatihan (By Request)
- Module / Handout
- FREE Flashdisk
- Sertifikat
- FREE Bag or backpack (Tas Training)
- Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
- 2x Coffee Break & 1 Lunch, Dinner
- FREE Souvenir Exclusive
FAQ tentang Diotraining
P : Berapa minimal running pelatihan ini ?
J : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 3 peserta, tetapi bisa disesuaikan dengan kebutuhan peserta
P : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan sendiri aja / private course ?
J : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien
P : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
J : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia
P : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
J : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas
P : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
J : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien
P : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
J : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien.
Materi, Lokasi dan Jadwal Pelatihan Bisa Berubah Sewaktu-waktu dan disesuaikan Dengan Kondisi Peserta, dimohon untuk Melakukan Konfirmasi untuk Segala Bentuk Perubahan, agar Tidak Terjadi Miskomunikasi. Segera Daftarkan Pelatihan, Dapatkan Promo Menarik Bulan Ini.
Beberapa Klien Kami
Silabus Training ini di edit oleh Wafa Setiawan sebagai Content Writer Spesialis. Tim Diorama Training di bidang Pelatihan Konsultasi Sumbedaya Manusia dan Sertifikasi.
