PROFESSIONAL RECEPTIONIST & OPERATOR

DEFINISI

Pelatihan Professional Receptionist & Operator bertujuan untuk memberikan keterampilan yang diperlukan untuk menjalankan tugas sebagai resepsionis dan operator yang profesional dalam sebuah organisasi. Seorang resepsionis dan operator memiliki peran penting dalam memberikan kesan pertama yang baik bagi pengunjung dan memastikan kelancaran komunikasi di dalam perusahaan. Pelatihan ini akan membekali peserta dengan keterampilan komunikasi yang efektif, pengelolaan tugas administrasi, serta penanganan situasi yang mungkin terjadi di depan meja resepsionis atau dalam tugas sebagai operator.

Pelatihan ini mencakup berbagai topik terkait dengan pelayanan pelanggan, pengelolaan jadwal, dan pengoperasian sistem telepon dan komunikasi. Dengan menggunakan latihan praktis dan simulasi, peserta akan mempelajari cara menjalankan peran mereka dengan efisien dan profesional, sehingga dapat memberikan kontribusi besar terhadap pengalaman pelanggan dan kelancaran operasional perusahaan.

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta akan mendapatkan Sertifikasi Professional Receptionist & Operator, yang mengakui kompetensi mereka dalam memberikan layanan resepsionis dan mengelola komunikasi di perusahaan dengan cara yang profesional.

TUJUAN

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan dapat:

1. Memahami peran dan tanggung jawab sebagai resepsionis dan operator yang profesional.
2. Meningkatkan keterampilan komunikasi untuk memberikan layanan pelanggan yang berkualitas.
3. Mengelola jadwal dan alur komunikasi internal dan eksternal perusahaan.
4. Menangani panggilan telepon dan pertanyaan dengan cara yang efisien dan sopan.
5. Menyusun rencana tindakan untuk mengelola berbagai situasi yang mungkin terjadi di meja resepsionis atau selama pengoperasian telepon.
6. Menerapkan etika profesional dan menjaga citra perusahaan melalui interaksi yang positif.

SASARAN PESERTA

Pelatihan ini ditujukan untuk:

1. Resepsionis dan Staf Administrasi: Pekerja yang bertanggung jawab untuk mengelola interaksi pertama dengan pengunjung dan memastikan kelancaran operasional di bagian penerimaan tamu.
2. Operator Telepon: Pekerja yang mengelola panggilan telepon perusahaan dan bertanggung jawab untuk menghubungkan panggilan dengan pihak yang tepat.
3. Manajer Layanan Pelanggan: Pekerja yang mengelola layanan pelanggan di perusahaan dan ingin meningkatkan keterampilan tim resepsionis dan operator.
4. Penyuluh dan Pengelola Program Pelatihan Layanan Pelanggan: Profesional yang mengajarkan keterampilan komunikasi dan administrasi yang efektif untuk resepsionis dan operator.
5. Individu yang Ingin Mengembangkan Keahlian dalam Layanan Resepsionis dan Pengelolaan Telepon: Orang yang tertarik untuk bekerja sebagai resepsionis atau operator dan ingin mempelajari keterampilan yang diperlukan.

MATERI

Pengenalan Tugas Resepsionis dan Operator

• Apa itu pekerjaan resepsionis dan operator serta peran penting yang mereka mainkan dalam menciptakan pengalaman pelanggan yang positif.
• Tanggung jawab resepsionis dan operator dalam mengelola komunikasi internal dan eksternal perusahaan.
• Keterampilan dasar yang diperlukan untuk menjadi resepsionis dan operator yang sukses.

Keterampilan Komunikasi yang Efektif

• Teknik komunikasi verbal yang sopan dan profesional untuk berinteraksi dengan pengunjung, tamu, dan pelanggan melalui telepon.
• Cara mendengarkan aktif untuk memahami kebutuhan pengunjung atau pelanggan dan memberikan informasi yang akurat.
• Penggunaan nada suara dan bahasa tubuh yang mendukung komunikasi yang positif dan ramah.

Pengelolaan Panggilan Telepon

• Teknik untuk menangani panggilan masuk dan keluar dengan cara yang efisien dan profesional.
• Menggunakan sistem telepon untuk memindahkan panggilan dengan tepat dan cepat.
• Mengelola panggilan yang membutuhkan tindak lanjut atau tindakan lanjutan.

Menyambut dan Mengelola Pengunjung

• Menyambut pengunjung dengan cara yang ramah dan profesional untuk menciptakan kesan pertama yang baik.
• Mengelola kedatangan pengunjung, memberikan informasi yang diperlukan, dan mengarahkan mereka ke lokasi yang tepat.
• Menangani situasi tak terduga, seperti pengunjung yang tidak memiliki janji atau masalah lain yang mungkin terjadi.

Pengelolaan Jadwal dan Tugas Administratif

• Menyusun jadwal rapat dan pertemuan yang efisien, serta mengelola agenda untuk pihak manajemen dan tamu.
• Pengelolaan dan pembaruan dokumen atau file administrasi yang diperlukan untuk kelancaran operasional.
• Mengelola pengingat, konfirmasi, dan koordinasi jadwal antara pihak internal dan eksternal.

Etika Profesional dan Pelayanan Pelanggan

• Menjaga profesionalisme dalam setiap interaksi dengan pengunjung dan pelanggan.
• Membangun hubungan positif dengan pengunjung dan rekan kerja untuk menciptakan lingkungan yang ramah dan efisien.
• Menjaga kerahasiaan informasi dan prosedur sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Simulasi dan Latihan Praktis

• Latihan untuk menangani panggilan telepon, menjawab pertanyaan, dan mengelola interaksi dengan pengunjung secara profesional.
• Simulasi untuk menguji kemampuan peserta dalam menyambut pengunjung dan mengelola jadwal.
• Role-play untuk menangani situasi yang mungkin terjadi di meja resepsionis atau saat mengoperasikan telepon.

METODE

Pelatihan ini akan disampaikan menggunakan berbagai metode untuk meningkatkan pemahaman dan keterampilan peserta, termasuk:

1. Presentasi: Penjelasan teori dasar mengenai tugas dan tanggung jawab resepsionis dan operator.
2. Latihan Praktis: Aktivitas langsung yang memungkinkan peserta untuk mempraktikkan keterampilan dalam komunikasi dan pengelolaan tugas administratif.
3. Studi Kasus: Pembahasan tentang situasi nyata yang dihadapi oleh resepsionis dan operator serta cara menghadapinya.
4. Simulasi dan Evaluasi: Simulasi untuk menguji keterampilan peserta dalam menangani pengunjung, panggilan telepon, dan pengelolaan jadwal.
5. Sesi Tanya Jawab: Diskusi mengenai tantangan dalam pekerjaan resepsionis dan operator serta cara mengatasinya.

Kami juga dapat menyesuaikan metode pelatihan sesuai dengan kebutuhan peserta.

TRAINING PROFESSIONAL RECEPTIONIST & OPERATOR

INSTRUKTUR 

Instruktur yang mengajar pelatihan ini adalah instruktur yang berkompeten di bidangnya dengan baik, datang dari kalangan akademisi, praktisi maupun profesional. Kami sangat terbuka jika anda ingin berkomunikasi terlebih dahulu dengan tim trainer sehingga outline materi dapat disesuaikan dengan outcome kompetensi yang diharapkan.

Jadwal Diorama Training Tahun 2024

• Training Bulan Januari : 10-11 Januari 2025
• Training Bulan Februari : 7-8 Februari 2025
• Training Bulan Maret : 7-8 Maret 2025
• Training Bulan April : 18-19 April 2025
• Training Bulan Mei : 16-17 Mei 2025
• Training Bulan Juni : 6-7 Juni 2025
• Training Bulan Juli : 11-12 Juli 2025
• Training Bulan Agustus : 22-23 Agustus 2025
• Training Bulan September : 12-13 September 2025
• Training Bulan Oktober : 10-11 Oktober 2025
• Training Bulan November : 7-8 November 2025
• Training Bulan Desember : 5-6 Desember 2025

Catatan: Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta. Peserta dapat mengajukan tanggal pelaksanaan pelatihan.

LOKASI 

REGULER TRAINING

• Yogyakarta, Hotel Dafam Malioboro (6.000.000 IDR / participant)
• Jakarta, Hotel Amaris Tendean (6.500.000 IDR / participant)
• Bandung, Hotel Golden Flower (6.500.000 IDR / participant)
• Bali, Hotel Ibis Kuta (7.500.000 IDR / participant)
• Lombok, Hotel Jayakarta (7.500.000 IDR / participant)

ONLINE TRAINING VIA ZOOM

INVESTASI 

• Investasi pelatihan selama tiga hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.

Catatan: Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Benefit Apa Saja yang Didapatkan Peserta?

• FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara)
• FREE Transportasi Peserta ke tempat pelatihan
• Module / Handout
• FREE Flashdisk
• Sertifikat
• FREE Bag or backpack (Tas Training)
• Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
• 2x Coffee Break & 1 Lunch, Dinner
• FREE Souvenir Exclusive

FAQ tentang Diotraining

P : Berapa minimal running pelatihan ini ?
J : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 3 peserta, tetapi bisa disesuaikan dengan kebutuhan peserta

P : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan sendiri aja / private course ?
J : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien

P : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
J : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia

P : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
J : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas

P : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
J : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien

P : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
J : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien.

Beberapa Klien Kami

Materi, Lokasi dan Jadwal Pelatihan Bisa Berubah Sewaktu-waktu dan disesuaikan Dengan Kondisi Peserta, dimohon untuk Melakukan Konfirmasi untuk Segala Bentuk Perubahan, agar Tidak Terjadi Miskomunikasi.

 

Segera Daftarkan Pelatihan, Diskon terbatas hanya bulan ini.