TRAINING PROCUREMENT ADMINISTRATION PERFORMANCE AND PROCUREMENT WORK CONTRACT EVALUATION 

Training Procurement Administration Performance And Procurement Work Contract Evaluation 

Procurement administration and contract evaluation are both important parts of the procurement process, which involves managing the delivery of goods and services:  

• Procurement administration 

Involves managing and overseeing contracts after they’ve been awarded. This includes ensuring that all terms and deliverables are met, and that both parties fulfill their contractual obligations.  

• Contract evaluation 

Involves assessing whether the supplier has fulfilled the contracted requirements. This evaluation is usually conducted when the contract is complete, or when an amendment is requested.  

Here are some best practices for procurement administration and contract evaluation: 

• Establish clear metrics: Set performance metrics and Key Performance Indicators (KPIs) to ensure that both parties are meeting their obligations.  

• Monitor performance: Regularly evaluate supplier performance to ensure that the contract is being met.  

• Communicate: Maintain open communication with the supplier and address any issues promptly.  

• Conduct audits: Conduct periodic audits or inspections to ensure that the contract is being met.  

• Use incentives: Use performance-based incentives or penalties as appropriate.  

• Forecast demand: Consider how demand will be forecasted and fluctuations managed throughout the contract.  

• Select vendors consciously: Choose vendors that will help create a sustainable supply chain.  

Manajemen kontrak pengadaan barang dan jasa adalah proses mengelola kontrak dari awal hingga akhir dengan tujuan memastikan proyek berjalan sesuai dengan rencana, memenuhi persyaratan yang ditetapkan, dan mengelola risiko dengan baik. 

Tahapan Penting Kontrak 

Manajemen kontrak pengadaan barang dan jasa melibatkan beberapa tahapan penting yang harus dikelola dengan baik. Berikut adalah tahapan proses manajemen kontrak: 

1. Penyusunan kontrak

Tahap ini melibatkan penentuan semua aspek kontrak, termasuk tujuan, lingkup, spesifikasi, harga, metode pembayaran, jangka waktu, risiko, dan klausul-klausul lain yang relevan. Tahap ini juga melibatkan penulisan dokumen kontrak yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan. Dokumen kontrak harus jelas, lengkap, dan adil bagi kedua belah pihak¹. 

2. Pelaksanaan kontrak

Tahap ini melibatkan pemberian perintah, pengiriman barang atau jasa, serta pembayaran sesuai dengan persyaratan kontrak. Tahap ini juga melibatkan koordinasi, komunikasi, dan kerjasama antara pihak-pihak yang terlibat dalam kontrak, termasuk pengguna, penyedia, dan pihak ketiga². 

3. Pemantauan kinerja

Tahap ini melibatkan pemantauan aktivitas penyedia, pengukuran kinerja, dan memastikan bahwa semua kewajiban penyedia terpenuhi dengan baik. Tahap ini juga melibatkan pemberian umpan balik, penilaian kualitas, dan penanganan perubahan, variasi, atau klaim yang mungkin timbul selama pelaksanaan kontrak³. 

4. Penyelesaian sengketa

Tahap ini melibatkan penyelesaian masalah, konflik, atau perselisihan yang mungkin terjadi antara pihak-pihak dalam kontrak. Tahap ini juga melibatkan penerapan mekanisme penyelesaian sengketa yang telah disepakati dalam kontrak, seperti negosiasi, mediasi, arbitrase, atau litigasi⁴. 

5. Evaluasi kontrak

Tahap ini melibatkan penilaian keseluruhan kontrak, identifikasi pelajaran yang dapat dipelajari, dan persiapan untuk perpanjangan kontrak atau penyelesaian. Tahap ini juga melibatkan pengukuran kepuasan pengguna, penyedia, dan pihak lain yang terkait dengan kontrak⁵. 

Manfaat Adanya Manajemen Kontrak Pengadaan 

Manajemen kontrak pengadaan barang dan jasa merupakan salah satu faktor penting yang menentukan keberhasilan pengadaan barang dan jasa. Manajemen kontrak pengadaan barang dan jasa yang baik akan memberikan manfaat, antara lain: 

• Mengoptimalkan pengeluaran, yaitu mengurangi biaya, waktu, dan kesalahan, serta meningkatkan kualitas, kuantitas, dan kepuasan pengguna. 

• Mengurangi risiko, yaitu mengantisipasi, mencegah, dan mengatasi risiko yang terkait dengan pengadaan, termasuk risiko hukum, finansial, dan operasional. 

• Meningkatkan hubungan dengan penyedia, yaitu membangun hubungan yang kuat, profesional, dan berkelanjutan dengan penyedia barang dan jasa, serta meningkatkan kerjasama dan kemitraan antara pihak-pihak. 

• Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi, yaitu memastikan bahwa pengadaan barang dan jasa dilakukan sesuai dengan aturan, prosedur, dan prinsip yang berlaku, serta dapat dipertanggungjawabkan secara hukum, administrasi, dan moral, serta dapat diakses dan diketahui oleh publik. 

Oleh karena itu, manajemen kontrak pengadaan barang dan jasa harus disusun dengan cermat, teliti, dan komprehensif, dengan mempertimbangkan berbagai aspek, seperti kebutuhan, anggaran, spesifikasi, pasar, penyedia, metode, dan regulasi, serta dengan melibatkan berbagai pihak yang terkait, seperti pengguna, penyedia, regulator, dan masyarakat. Manajemen kontrak pengadaan barang dan jasa juga harus dievaluasi dan dimonitor secara berkala, untuk mengukur kinerja, mengatasi hambatan, dan melakukan perbaikan jika diperlukan. Dengan demikian, manajemen kontrak pengadaan barang dan jasa dapat memberikan kontribusi positif bagi pencapaian tujuan organisasi, peningkatan perekonomian nasional, dan kesejahteraan masyarakat. 

Tujuan Dan Manfaat Pelatihan: 

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta akan memiliki kemampuan untuk: 

1. Melakukan proses prakualifikasi supplier/vendor secara komprehensif, efektif, efisien, & akuntabel 
2. Melakukan proses evaluasi penawaran menggunakan metode weighted scored 
3. Memahami jenis & kategori kontrak procurement 
4. Menyusun & menganalisa pasal-pasal kontrak 
5. Membuat & mempersiapkan kontrak procurement 

Metode Pelatihan: Class Presentation, Discussion, Case Study, & Video Presentation, dengan konsep: 

• 20% teori berdasarkan literatur praktisi & regulasi. 

• 40% analisa best practices & benchmarking antar industri. 

• 40% studi kasus nyata & diskusi brainstorming antara trainer dengan peserta. 

Target Peserta: 

Para Profesional di bidang: 

1. Supply Chain/Logistik, Procurement/Purchasing, PPIC, Produksi, Komite Pembelian, Unit Layanan Pengadaan. 
2. General Affair, Legal Perusahaan. 
3.  Project Manager, Internal Auditor. 
4. Supervisor/Manager yang terlibat dalam proses negosiasi dengan Supplier/Vendor. 
5. Yang  ingin meningkatkan kompetensi di bidang ini. 

TRAINING  Procurement Administration Performance And Procurement Work Contract Evaluation 

             Training Procurement administration performance and procurement work contract evaluation dilaksakan oleh Diorama Training pada tanggal 11 – 15 November  2024 di hotel quest kuta bali yang mempelajarii konsep-konsep dasar sehingga dapat dikembangkan, kegiatan ini dapat menambah pengetahuan peserta tentang apa yang harus diakukan dalam membuat sebuah contract. Pelatihan ini sangat aktif antara peserta dengan instruktur dalam mebagikan pengalaman masing – masing. 

             Dengan melaksanakan nya pelatihan ini Diorama training  meberikan kesempatkan bagi para pekerja yang ingin mempelajari tentang Procurement administration and procurement work contract evaluation sehingga dengan mudah mengunjungi link TRAINING PROCUREMENT ADMINISTRATION AND PROCUREMENT WORK CONTRACT EVALUATION atau dapat menghubungi marketing kami Wa +62 851-8665-7577 ( Dian)