FILING SYSTEM ARSIP DAN ASET

PELATIHAN KEARSIPAN

MANAJEMEN KEARSIPAN TRAINING

PELATIHAN MANAJEMEN KEARSIPAN FILING SYSTEM

DESKRIPSI TRAINING FILING SYSTEM ASSET AND ARSIP

Manajemen kantor dan arsip merupakan hal keseharian yang bila tidak dikelola dengan baik dapat berubah menjadi masalah besar. Pada prinsipnya, management kantor dan arsip bermula dari pemilihan suatu sistem dasar, idealnya didasarkan oleh sistem 5S (lean office) yang pada prakteknya di sesuaikan sesuai kebutuhan. Selanjutnya pengelolaan arsip dan aset, dalam hal ini mencakup “master book” lokasi aset, status aset, penomoran aset, memiliki kesamaan dengan pengelolaan arsip. Hal yang dibedakan adalah pada manajemen arsip dilakukan pula manajemen korespondensi.

Hal lain yang merupakan masalah utama adalah manajemen waktu diri dan atasan. Beragam situasi dalam konteks aktual merubah situasi normal menjadi kritis dan genting. Pendekatan mengatasi hal ini membutuhkan sentuhan smart-contingency, yang tentu saja berbeda untuk beragam situasi, hal mana hanya diperoleh dari pengalaman.

Pelatihan ini dirancang bagi mereka yang bertanggung jawab mengelola kantor, baik sebagai office manager, GA Officer,maupun sekretaris, sehingga dapat mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis global yang penuh tuntutan, sesuai standar kompetensi dalam mengelola kantor, aset, arsip, dan waktu (time management) agar mampu meningkatkan efektifitas, efisiensi & profesionalitas kerja.

MATERI PELATIHAN FILING SYSTEM ARSIP DAN ASET

Paradigma dan Filosofi Manajemen Kantor Modern

Keunggulan bersaing di era informasi dan design.
Efektivitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen manusia.
Efektivitas alur kerja dan tata-ruang kantor dalam pengelolaan produktivitas.
Standarisasi pengelolaan kantor Model jepang vs barat dan implikasinya.

Prinsip Dasar Manajemen Kantor & Filing Berdasarkan 5S (5R)

Membahas tentang konsep 5 S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5 S bekerja.
Memahami Makna Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat).
Memahami Makna Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan Integrasi Kelima Pilar serta studi kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)

Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor

Level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis: strategic plan, SOP, Manual dan Usual-Business documents.
Latihan: menentukan tingkat urgensi dan confidentiality arsip.
Beragam bentuk arsip, perlakuannya, dan Tujuan penyimpanan arsip.
Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya
Kewenangan sekretaris / pengelola arsip, dan
Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat RAHASIA

Sistem Korespondensi & Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)

Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip dan pemeliharaannya.
Membahas tentang tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing system yang tepat di perusahaan.
Electronic Filing, document management software (system), trend baru dan model pelaksanaannya.

Aspek Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern: Penerapan E-Filing dan Document Management

Trend terbaru: electronic filing dan document management dalam bisnis.
Beragam keunggulan dari electronic filing dan document management pada:
Penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip.
Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital.
Sistem indeks dan abjad dalam filing.

Pentingnya SOP dalam bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan

Pemahaman tentang pentingnya SOP, apa Benefit dan Costnya.
Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih : hirarki, beda pendekatan = beda istilah.
“Motivasi” & Urgensi dasar pembuatan SOP : Mendapatkan kelulusan sertifikasi.
Perbaikan proses (lebih ringkas / cepat / lengkap).
Peringkat kinerja dan service level.
Tehnik Melibatkan banyak stakeholder.
Pengaruh SOP guna Peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang terkait.

Change Management Dalam Penerapan SOP Baru

Penggunaan SIPOC review dalam Change Acceleration Process ala GE (Six Sigma).
Merubah habit atas SOP: studi kasus (Gemba Kaizen) dan Walk the talk.
Diskusi kelompok tentang bentuk ACTION PLAN yang mungkin bagi pelaksanaan di kelompok kerja masing-masing,
Menindak-lanjuti hasil diskusi kelompok dengan penentuan waktu pelaksanaannnya

Latihan Pembuatan dan Finalisasi rencana kerja pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan

Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja.
Penugasan Individu berdasarkan lingkup ruangan (corner & office)

PESERTA TRAINING PENGARSIPAN FILING SYSTEM

Pelatihan ini sangat tepat diikuti oleh Orang yang bertanggung jawab mengelola kantor, baik sebagai office manager, GA Officer,maupun sekretaris

INSTRUKTUR TRAINING

Pelatihan ini akan dibawakan oleh trainer/ pemateri yang berpengalaman di bidangnya.

METODE TRAINING

1. Presentation
2. Discuss
3. Case Study
4. Evaluation
5. Pre-Test & Post-Test
6. Games

Jadwal Diorama Training Tahun 2025
- Januari : 16-17 Januari 2025
- Februari : 13-14 Februari 2025
- Maret : 5-6 Maret 2025
- April : 24-25 April 2025
- Mei : 21-22 Mei 2025
- Juni : 11-12 Juni 2025
- Juli : 16-17 Juli 2025
- Agustus : 20-21 Agustus 2025
- September : 17-18 September 2025
- Oktober : 8-9 Oktober 2025
- November : 12-13 November 2025
- Desember : 17-18 Desember 2025
Catatan: Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta. Peserta dapat mengajukan tanggal pelaksanaan pelatihan. Sebelum melakukan booking tiket perjalanan maupun hotel mohon untuk menghubungi marketing kami terlebih dahulu. Kesalahan pemesanan tiket terkait jadwal tanpa surat konfirmasi (Confirmation Letter) bukan merupakan tanggung jawab tim Diorama Training.

LOKASI

REGULER TRAINING
- Yogyakarta, Hotel Fortuna Grande Malioboro (6.000.000 IDR / participant)
- Jakarta, Hotel Amaris Kemang La Codefin (6.500.000 IDR / participant)
- Bandung, Hotel Neo Dipatiukur (6.500.000 IDR / participant)
- Bali, Hotel Ibis Kuta (7.500.000 IDR / participant)
- Lombok, Hotel Jayakarta (7.500.000 IDR / participant)
- Surabaya, Hotel Neo Gubeng (7.500.000 IDR / participant)
ONLINE TRAINING VIA ZOOM

INVESTASI
- Investasi pelatihan selama tiga hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.
Catatan: Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Benefit Apa Saja yang Didapatkan Peserta?
- FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara)
- FREE Transportasi Peserta ke tempat pelatihan (By Request)
- Module / Handout
- FREE Flashdisk
- Sertifikat
- FREE Bag or backpack (Tas Training)
- Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
- 2x Coffee Break & 1 Lunch, Dinner
- FREE Souvenir Exclusive
FAQ tentang Diotraining

P : Berapa minimal running pelatihan ini ?
J : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 3 peserta, tetapi bisa disesuaikan dengan kebutuhan peserta

P : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan sendiri aja / private course ?
J : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien

P : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
J : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia

P : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
J : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas

P : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
J : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien

P : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
J : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien.

Materi, Lokasi dan Jadwal Pelatihan Bisa Berubah Sewaktu-waktu dan disesuaikan Dengan Kondisi Peserta, dimohon untuk Melakukan Konfirmasi untuk Segala Bentuk Perubahan, agar Tidak Terjadi Miskomunikasi. Segera Daftarkan Pelatihan, Dapatkan Promo Menarik Bulan Ini.

Beberapa Klien Kami

Silabus Training ini di edit oleh Wafa Setiawan sebagai Content Writer Spesialis. Tim Diorama Training di bidang Pelatihan Konsultasi Sumbedaya Manusia dan Sertifikasi.