TRAINING SOP FOR ENTERPRISE RESOURCES PLANNING (ERP) (INTEGRATED & REAL-TIME SYSTEM)

Training Enterprise Resources Planning

Training Pengenalan Erp

Kondisi pasar saat ini yang turbulence menuntut perusahaan agar sangat responsive dalam menyikapi perubahan. Karena itu, semakin banyak perusahaan yang mengimplementasikan ERP  (Enterprise Resource Planning,) sebuah system resource planning yang terintegrasi dan real time yang mampu menghasilkan analisa dan menyediakan informasi penting lainnya dalam rangka pembuatan strategi yang highly responsive.

Dengan mengimplementasikan ERP, perusahaan akan mengalami perubahan pada sistem pengendalian internalnya sehingga SOP (standard operating procedure) perusahaan akan mengalami penyesuaian. Penyesuaian SOP harus dilakukan dengan pendekatan yang tepat untuk menjamin efektivitas implementasi sistem ERP.

Hampir semua perusahaan yang mengimplementasikan ERP harus melakukan business process Reengineering (BPR), karena dengan mengimplementasikan sistem yang terintegrasi dan real-time akan terjadi peningkatan kompleksitas teknis pada sistem IT dan semua pencatatan berdasarkan event driven processing, yaitu pencatatan dilakukan secara langsung dan real-time oleh fungsi yang menjalankan proses tertentu, bukan oleh bagian accounting saja.

BPR ini menyebabkan perubahan total dari cara kerja & kebiasaan para pengguna sistem sehingga membutuhkan SOP baru yang dapat memenuhi persyaratan-persyaratan (requirements) yang dibutuhkan oleh sistem ERP.

Persyaratan-persyaratan tersebut antara lain: harus mampu mengkoordinasi semua pengguna sistem yang berada di lokasi yang berbeda,  harus mampu mengamankan informasi yang rahasia kepada pengguna yang tidak memiliki otoritas terhadap informasi tersebut, dan harus mampu menyajikan laporan yang efektif secara online dalam rangka memenuhi kebutuhan pasar yang selalu berubah.

Beberapa isu sangat penting yang harus diatur secara detail dalam SOP pada sistem ERP antara lain integrated data based & security access serta resulting control. Hal inilah yang membedakan sistem manual (yg tidak terintegrasi) dengan sistem ERP.

Dengan adanya SOP yang benar diharapkan akan meningkatkan acceptance user dan menjadi vehicle untuk menjalankan change management, sehingga meningkatkan kemungkinan kesuksesan implementasi ERP.

Dari seminar ini diharapkan,

1. peserta akan mengetahui resiko utama & control issues yang mengelilingi sistem ERP.
2. peserta diharapkan dapat mengeksplor pendekatan-pendekatan alternatif untuk pembuatan SOP
3. peserta akan memahami dampak penerapan ERP terhadap kebutuhan akan SOP yang tepat.

METODE WORKSHOP

Workshop dua hari ini dimulai pukul 09.00 Wib sampai dengan pukul 17.00 Wib. Workshop akan disajikan dalam bentuk diskusi, pembahasan materi dan studi kasus disertai dengan contoh-contoh yang sesuai dengan realitas pada beberapa industri jasa dan manufaktur.

TOPIK PEMBAHASAN DUA HARI

1. ERP & BPR
+ Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning)
+ Pengertian BPR (Business Process Reengineering)
+ Key Risk dan Pengendalian Dalam Sistem ERP
2. Change Enablement Methodology
+ Tahapan-tahapan perubahan dalam perusahaan.
+ Penetapan strategi perubahan yang terintegrasi.
+ Penetapan transisi organisasi dan sumber daya manusia.
+ Minimalisasi penolakan terhadap perubahan
3. Hirarki Dokumentasi
+ Penetapan level dokumentasi perusahaan.
+ Penetapan konten setiap level dokumentasi
+ Memahami secara detail fungsi dari setiap jenis dokumentasi system
4. Process Mapping
+ Penetapan kebijakan dan proses yang terintegrasi.
+ Identifikasi permasalahan sistem dan kebutuhan perubahan sistem.
+ Penetapan perubahan tanggung jawab dan otoritas pemilik proses (process owner).
+ Menetapkan penyesuaian (customization) sistem dengan mempertimbangkan best practice dan “as is” sistem.
+ Dokumentasi diagram alir yang menyelesaikan permasalahan yang ada.
5. Teknik Dokumentasi
6. Pengembangan SOP
+ Memahami keuntungan dan kekurangan setiap jenis dokumentasi
+ Menetapkan teknik dokumentasi yang paling sesuai dengan kebutuhan
+ Memahami aplikasi Visio
+ Membuat SOP dengan program Visio
+ Membuat struktur organisasi dan kebijakan perusahaan
+ Membuat  Uraaian Jabatan setiap fungsi yang ada